Gestione efficiente delle E-mail

L’e-mail non è solo uno dei metodi di comunicazione più importanti, è anche una delle più grandi e più preziose risorse di informazioni di un’azienda. Le informazioni inviate tramite posta elettronica non sono generalmente memorizzate da altre parti, ma rimangono semplicemente nelle caselle postali dei dipendenti. Ciò si traduce in depositi di conoscenza che coprono diversi anni e si accrescono di giorno in giorno. Per il successo di una società, è essenziale proteggere le proprie informazioni (backup / restore), soddisfare i requisiti di legge, ridurre il consumo di risorse e offrire ai dipendenti un accesso facile e veloce a queste informazioni in caso di bisogno.

La Sfida Fondamentale

Le aziende di solito hanno a loro disposizione server di posta ben funzionanti o soluzioni groupware per la comunicazione via e-mail. Tuttavia questi sistemi non sono stati progettati per memorizzare le email per lunghi periodi di tempo o per il loro recupero in massa. In termini pratici questo può creare problemi tecnici (funzionalità, risorse, prestazioni), avere conseguenze legali o imporre vincoli finanziari.

Come Funziona l’Archiviazione E-mail?

Un archivio e-mail deve essere considerato come un’estensione senza soluzione di continuità del sistema di posta elettronica in essere. L’amministratore definisce le politiche di archiviazione delle email ossia quali email archiviare, quando avvenga l’archiviazione, se le email debbano essere eliminate dal server di posta elettronica una volta che ne esista una copia nell’archivio e quali siano le condizioni che ne consentono la cancellazione. MailStore Server consente la gestione efficiente di grandi volumi di dati, oltre a fornire a tutti gli utenti di un’azienda il rapido e immediato accesso ai messaggi di posta elettronica archiviati.

Punti di forza:

▪ Scelto da decine di migliaia di Aziende in oltre 100 paesi diversi

▪ MailStore Server supporta quasi tutti i sistemi di posta elettronica e metodi di archiviazione

▪ Tecnologia di archiviazione integrata e scalabile che non necessita di server SQL

▪ Requisiti minimi di sistema

▪ Facile da installare in pochi minuti

▪ A bassa manutenzione

Il Regolamento Europeo sulla Protezione dei Dati (GDPR) disponibile sia in inglese, sia in italiano, è in vigore intende armonizzare le normative dei vari paesi riguardanti la protezione dei dati personali e tuute le aziende devono essere compliance per non incorrere in sanzioni.

Fino ad ora, la legislazione nazionale sulla protezione dei dati personali è stata regolata dalla legislazione di ogni singolo Stato membro. Questa situazione è cambiata con la GDPR. Il GDPR è infatti un Regolamento e non una Direttiva e quindi vale  in tutti gli Stati membri dell’UE, senza necessità di recepimento nella normativa nazionale.

Il GDPR è un documento che riguarda la protezione dei dati personali delle persone fisiche. L’obiettivo dichiarato del DPPR è di obbligare le imprese operanti all’interno dell’UE ad assumersi la responsabilità per quanto riguarda il diritto delle persone fisiche al controllo dell’archiviazione e dell’elaborazione di dati propri personali da parte di terzi.

La domanda che a cui cerchiamo di rispondere di seguito è se l’archiviazione e-mail effettuata con MailStore Server sia o meno capace di soddisfare il regolamento GDPR. (In generale, la protezione dei dati è un campo ampio e complesso che ogni azienda dovrebbe affrontare con l’aiuto di un avvocato.)

In genere, l’archiviazione tramite posta elettronica è un elemento cruciale per la gestione dei dati all’interno di un’azienda. L’archiviazione di posta elettronica con strumenti professionali facilita notevolmente la gestione dei dati in un’azienda. Le aziende che trascurano di utilizzare una soluzione di archiviazione di posta elettronica professionale hanno poi uno scarso controllo per quanto riguarda la conservazione delle email e si trovano spesso a porsi domande quali “Dove sono memorizzate le e-mail?” o “Esistono altre copie locali?“.

Se un azienda utilizza MailStore Server per l’archiviazione e-mail, ha a disposizione uno strumento con al suo interno molte funzionalità necessarie per creare una corretta strategia di protezione dei dati archiviati. Utilizzano MailStore Server per l’archiviazione si possono utilizzare varie funzioni per proteggere l’archivio contro la consultazione, la manipolazione e la cancellazione non autorizzata, nonchè offrire la ricerca rapida tra le email in esso contenute. A tale scopo da MailStore 10 sono state introdotte nuove funzionalità di sicurezza che sono state via via ulteriormente migliorate.

Se ad esempio un cliente o un ex dipendente invoca l’Art.17, par.1 del GDPR (in italiano è disponibile qui) e richiede l’immediata cancellazione della sua posta elettronica, questi messaggi possono essere trovati molto rapidamente in MailStore (essendo memorizzati centralmente in un archivio) e quindi essere facilmente cancellati da una persona autorizzata. Allo stesso tempo, questa operazione sarà registrata in modo che, in caso di violazione delle norme di conformità, possa esserne rintracciato l’autore.

Un altro scenario ipotetico riguarda il diritto al trasferimento dei dati, come descritto nell‘art. 20 del DPPR (in italiano è disponibile qui): “L’interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali che lo riguardano… “. Anche a questo proposito MailStore Server può aiutare, in quanto le e-mail archiviate possono essere consultate e valutate elettronicamente in qualsiasi momento.

Questi sono solo due dei possibili scenari che evidenziano come l’archiviazione della posta elettronica con MailStore Server può aiutare una azienda a rispettare l’imminente GDPR sulla tutela dei dati personali.

Raccomandiamo comunque a tutte le aziende che prendono in seria considerazione il tema della protezione dei dati di affidarsi ai consigli di un consulente legale di fiducia al fine di implementare la migliore strategia di conservazione dei dati possibile.